Open XML, fondamentalement, ça sert à quoi ?

Open XML définit un format pour l’ensemble des documents que vous avez l’habitude de produire, qu’il s’agisse de textes, de feuilles de calcul ou encore de présentations. A l’instar des formats avec lesquels vous nommez vos fichiers « .doc », « .ppt. » ou encore « .xls », le format Open XML, matérialisé à travers ses extensions (.docx, .xlsx, pptx...) vous permet de sauvegarder et de partager vos informations.

Open XML, c’est finalement un format de plus proposé par Microsoft ?

Il est vrai qu’Open XML a été initialement introduit sur le marché par Microsoft. Office 2000 embarquait déjà les premiers éléments de ce qui allait devenir Open XML. Après plusieurs années de travail, Microsoft a décidé de faire d’Open XML le format par défaut d’Office 2007 et aussi de le soumettre à un organisme de standardisation (voir ci-dessous). Open XML n’est donc plus un format de Microsoft mais bien un standard. Résultat, le format Open XML peut être lu ou produit par d’autres logiciels que ceux de Microsoft et sur d’autres systèmes d’exploitation que ceux de Microsoft.

D’autres éditeurs que Microsoft utilisent-ils déjà Open XML ?

De nombreux éditeurs spécialisés (voir la rubrique Echos du marché) capitalisent d’ores et déjà sur Open XML. Les grands éditeurs ne sont pas en reste : Novell propose un convertisseur Open XML pour la suite Open Office tandis qu’ IBM a annoncé qu’il supportera Open XML dans ses solutions collaboratives.

Quelles sont les caractéristiques qui distinguent Open XML des formats précédents ?

Deux caractéristiques distinguent Open XML de ses prédécesseurs. Tout d’abord, il s’agit d’un standard ouvert qui a fait l’objet d’une standardisation. Un organisme de standardisation, l’ECMA en l’occurrence, a examiné les spécifications et les a ratifiées. Concrètement, cela permet à d’autres éditeurs de s’appuyer sur cette spécification pour rendre leur solution apte à lire ou produire des documents dans ce format.  Seconde caractéristique majeure, Open XML capitalise sur les standards du Web et notamment sur le premier d’entre eux : XML.

Qu’apporte XML à un format « bureautique » comme Open XML ?

XML, standard du World Wide Web Consortium (W3C)  est un peu l’esperanto de l’industrie informatique. Une sorte de langage pivot qui permet de structurer très finement les informations. Le fait qu’Open XML s’appuie sur XML simplifie sensiblement le travail de tous ceux qui souhaitent le mettre en œuvre dans leurs solutions.

Dois-je en déduire qu’Open XML marque une rupture qui le rend incompatible avec tous mes documents existants ?

Non. Open XML comprend des mécanismes qui assurent sa compatibilité avec les formats précédents de Microsoft Office. La compatibilité avec le très large existant documentaire est donc assurée.

Open XML est-il le seul format ouvert et fondé sur des standards tels que XML ?

Non, d’autres initiatives existent, parmi elles notamment OpenDocument Format (ODF). Ratifié par l’OASIS en 2005 puis par l’ISO en 2006, ODF s’appuie lui aussi sur XML. Même si Open XML et OpenDocument Format sont des standards qui décrivent tous deux des formats bureautiques, ils diffèrent sur plusieurs points clefs (lire à ce sujet la synthèse du rapport du Burton Group).

Du point de vue de l’utilisateur quelle différence avec les formats précédents ?

Du point de vue de l’utilisateur, le rendu de son document n’est pas différent parce qu’il est sauvegardé sous la forme d’un « .docx » au lieu d’un « .doc ». Les différences apparaissent lorsque l’on entre dans les entrailles du fichier. Avec les formats traditionnels, une suite de caractère exotique apparaît car le document est sauvegardé dans un format binaire. Avec Open XML, la donne s’avère très différente : le format est presque lisible par un être humain. On y retrouve les informations encadrées par des balises qui précisent par exemple son rendu visuel ou encore ses liens avec les autres données du document. Autre différent, ce fichier « .docx » est quasiment deux fois plus léger que sa version binaire.

Si la différence n’est pas visible pour l’utilisateur, à qui profite-t-elle ?

Aux utilisateurs tout de même en premier lieu ! En s’adossant à XML, Open XML hérite de sa capacité à décrire finement l’information et surtout à dissocier la structure de cette information de son rendu pour l’utilisateur. Conséquence concrète : un document Open XML peut embarquer le complément d’information nécessaire pour faciliter la lecture vocale du document pour des malvoyants. Globalement, les documents Open XML décrivent beaucoup plus précisément les informations qu’ils embarquent et, surtout, facilitent grandement l’accès à ces informations.

Finalement, tout cela est uniquement destiné à formater des documents bureautiques ?

Tout dépend de ce que l’on entend par « document bureautique »… Microsoft a conçu Open XML pour le rendre apte à répondre aux besoins des utilisateurs d’aujourd’hui. Et ces besoins ne se limitent pas à la stricte manipulation de contenus dans le cadre d’un texte ou d’une feuille de calcul. Aujourd’hui, les documents bureautiques agrègent dynamiquement des informations qui proviennent d’autres applications (progiciels, bases de données) et sont eux-mêmes « appelés » par d’autres documents. N’oublions pas également que les documents en entreprise s’inscrivent dans un circuit de validation (workflow) et suivent un cycle de vie qui va de leur édition à leur archivage. En résumé, les documents sont devenus une véritable extension des systèmes d’information. Ce qui accroît à la fois leur valeur d’usage et leur complexité. Un standard tel qu’Open XML tient compte de cette évolution en permettant de décrire simplement cette complexité.